Import Forderungen und Verbindlichkeiten

Eine Grundlage für einen Cash Forecast bzw. eine Liquiditätsplanung sind die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Mamtemic® Cashflow bietet Schnittstellen für den Import von Export Dateien aus verschiedenen ERP Systemen.

Hinweis: Am sinnvollsten ist es, eine genau passende Schnittstelle zu den von Ihrem ERP System gelieferten Dateien zu haben. Daher bieten wir die Programmierung individueller Schnittstellen an.

In dieser Anleitung erhalten Sie die Informationen zum allgemeinen Import aus Excel Dateien, die Sie aus beliebigen ERP System generieren.

Für den Import aus SAP, Microsoft Dynamix AX und Navision gibt es spezielle Anleitungsseiten:

 

Systemkonfiguration

 

Liquiditätsplanung und Cash Flow Planung

  1. Gehen Sie über das Navigationsmenü in die Systemeinstellungen.
  2. Das Feld Import Format wird einmalig auf Ihr Importformat eingestellt: Wählen Sie Excel 1 aus der Dropdownliste aus.

Bei jeder neuen Session wird der Wert als Importformat voreingestellt.

Import Forderungen und Verbindlichkeiten

 

Cash Forecast für SAP

  1. Beim Anlegen einer neuen Session, werden die Import Einstellungen aus den Systemeinstellungen übernommen
    Hinweis: Das Feld kann jederzeit manuell geändert werden. So können auch Forderungen und Verbindlichkeiten von Units importiert werden, die Ihre Daten in einem abweichenden Format liefern
  2. Die Button befinden sich im Start Layout (Home) auf dem Tab/Reiter Units
  3. für jede Unit werden Forderungen und Verbindlichkeiten separat importiert
  4. Um den Import möglichst effizient zu gestalten, sollten die Import Einstellungen einmalig in den Unit Einstellungen konfiguriert werden. (siehe nächsten Abschnitt)

 

Dateinamen und Importpfad vorkonfigurieren

Um den sich wiederholenden Import zu optimieren, sollten der Pfad zu einem "festen" Import-Ordner und die "zu erwartenden" Dateinamen in den Unit Einstellungen hinterlegt werden.

Optimal ist folgender Workflow:

  • Es wird ein "Import-Ordner" angelegt, in dem die ERP Export Dateien für den Import in Mamtemic® Cashflow gesammelt werden.
  • Bei jeder neuen Liquiditätsplanung haben die Importdateien die gleichen Namen:
    Beispiel: Forderungen der Unit M100 werden immer unter dem Dateinamen M100 Forderungen.xlsx gespeichert.
    (Selbst wenn eine Unit jedes Mal von diesem Muster abweichende Dateien liefert, ist es einfacher, die Dateien nach einem festen Namensmuster umzubenennen, als die Datei über einen Dateiauswahl Dialog auszuwählen - siehe unten).

Wenn der Import so konfiguriert ist, müssen Sie bei allen künftigen Importen nur noch auf die Import Button klicken.

Liquiditätsvorschau Software für SAP

  1. Es gibt separate Felder für den Import der Forderungen
  2. und für die Verbindlichkeiten aus den ERP Export Dateien
  3. Das Portal Eigenschaften bietet die Möglichkeit, Kundennummern aufzulisten, die vom Import ausgeschlossen werden soll. Ein Ausschluss wird gelegentlich für "interne Berechnungen" gemacht, bei denen es sich nicht um Intercompany Verrechnungen handelt
Pfade zum Import Ordner

Windows: Der Dateipfad beginnt mit einem Schrägstrich. Der Pfad darf Leerzeichen enthalten, die Verzeichnistrenner sind ebenfalls normale Schrägstriche (kein Backshlash!). Beispiel:

/C:/Users/Admin/Desktop/Cashflow Import 2/

Mac: Der Dateipfad beginnt mit einem Schrägstrich, gefolgt von dem Volumenamen. Der Pfad darf Leerzeichen enthalten, die Verzeichnistrenner sind normale Schrägstriche. Beispiel:

/MacMini SSD/Sandbox/Cashflow Import 2/

 

Manuelle Auswahl einer ERP Export Datei

Neben der Angabe fester Dateinamen, gibt es die Möglichkeit, Dateien bei jedem Import manuell auszuwählen. Wenn Sie auf den Import Button geklickt haben, sucht Mamtemic® Cashflow zunächst die hinterlegte Datei. Wenn keine Export Datei mit dem hinterlegten Pfad und Namen gefunden wird, erscheint eine Fehlermeldung.

Kapitalflussrechnung für SAP

Bestätigen Sie den "Datei nicht gefunden" Dialog

Ergebnisplanung für SAP

und wählen Sie die Datei manuell aus.

 

Verarbeitung der Importdaten

Nach dem Import der Forderungen und Verbindlichkeiten in eine Vortabelle von Mamtemic® Cashflow werden die Daten für die Unit Auswertung aufbereitet:

  1. Auf Basis der Fälligkeiten werden die Belege den verschiedenen Zeiträumen der Liquiditätsauswertung zugeordnet. Überfällige Forderungen und Verbindlichkeiten werden der Woche 0 zugewiesen
  2. Beträge in Fremdwährungen werden in die Hauswährung umgerechnet, bevor sie in die Unit Auswertung übernommen werden.
Fremdwährungen

Für den korrekten Import der Forderungen und Verbindlichkeiten in Mamtemic® Cashflow müssen vor dem Import

  • (einmalig) die Einstellung für die Fremdwährung in den Unit Einstellungen hinterlegt sein
  • und im Portal Währungen und Kurse (bei jeder neuen Session) der aktuelle Kurs eingetragen sein

Die Beträge werden in allen Auswertungen in Hauswährung angezeigt. Zusätzlich können Sie in der Unitauswertung jederzeit die ursprünglichen Beträge in Fremdwährung ansehen: Klicken Sie dafür auf den Gear Button rechts in der Spalte mit der Bezeichnung des Abschnitts (Zeile).

 

Aufbau der Importdatei (Felder und Reihenfolge)

Um die Voreinstellung Excel 1 nutzen zu können, müssen die Dateien im Format xlsx (Excel) vorliegen und eine bestimmte Feldreihenfolge einhalten.

Sie haben hier 2 Möglichkeiten:

  1. Sie sorgen dafür, dass Ihre Dateien die Daten genau in der angegebenen Reihenfolge enthalten
  2. oder Sie lassen sich von uns eine Schnittstelle programmieren, die zu Ihren Daten passt
Feldreihenfolge Forderungen

Die xlsx Excel Datei muss die Folgenden Spalten (in dieser angegebenen Reihenfolge) haben:

  • Buchungsdatum
  • Belegnummer*
  • Kundennummer*
  • Kundenname
  • Fälligkeitsdatum*
  • Offen Währung
  • Währung
  • Kurs
  • Offen Hauswährung*
  • Buchungstext
  • Rechnungsnummer

*diese Felder sind Pflichtfelder und müssen einen Wert haben

Sollten Sie nicht alle Daten haben, sorgen Sie dafür das Spalten vorhanden sind und lassen die Zeilen leer

Hinweis zu Offen Währung, Währung und Kurs: Hierbei handel es sich um Fremdwährungsrechnung aus Sicht der jeweiligen Unit. Für Mamtemic® Cashflow ist nur der Wert Offen Hauswährung relevant. Dieser Wert und die Angabe des Kurses in Mamtemic® Cashflow sorgen dafür, dass die Beträge beim Import in die Hauswährung von Mamtemic® Cashflow umgerechnet werden.

Beispiel:

  • Das ERP System der Unit London wird in GBP geführt.
  • London schreibt aber auch Rechnungen in USD und EUR. USD und EUR sind aus Sicht der Unit London Fremdwährungen.
  • London liefert seine Excel Listen mit Beträgen (Offen Hauswährung) in GBP (In Mamtemic® Cashflow ist das in den Unit-Einstellungen eingetragen)
  • Vor dem Import wurde der aktuelle Umrechnungskurs zum Zeitpunkt der aktuellen Session eingetragen, so dass Mamtemic® Cashflow die gelieferten GBP-Beträge in EUR (die Hauswährung, in der Mamtemic® Cashflow geführt wird) umrechnet

"Warum gibt es dann überhaupt die Felder Offen Währung, Währung und Kurs?"
Weil verschiedene ERP Systeme einen Standard-Exportschema haben, bei dem diese Felder vorhanden sind.

 

Feldreihenfolge Verbindlichkeiten

Die xlsx Excel Datei muss die Folgenden Spalten (in dieser angegebenen Reihenfolge) haben:

  • Buchungsdatum
  • Belegnummer*
  • Kundennummer*
  • Kundenname
  • Fälligkeitsdatum*
  • Offen Währung
  • Währung
  • Kurs
  • Offen Hauswährung*
  • Buchungstext
  • Rechnungsnummer

*diese Felder sind Pflichtfelder und müssen einen Wert haben.

 

Fehlersuche

Sollten die Daten aus den Importen nicht so übernommen werden, wie es sein sollte, können Sie direkt die Layouts Forderungen Import ERP und Verbindlichkeiten Import ERP aufrufen über das Navigationsmenü aufrufen.

Die Layouts zeigen die Daten, wie sie aus den Export Dateien ausgelesen und den Importfeldern von Mamtemic® Cashflow wurden.

Hinweis: Importe können beliebig häufig wiederholt werden. Die vorhandenen Daten eines Imports werden durch die neuen Daten ersetzt.

 

 

 

 

 

 

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Mamtemic® Cashflow ist ein Cash Forecast Programm für die Liquiditätsplanung / Liquiditätsvorschau über 13 Wochen. Die Cashflow Software / Cash Forecast App läuft auf macOS X und Windows.